Au sein d’une entreprise, la prise des jours de vacances est généralement fixée individuellement en accord avec l’employeur. En tant qu’employeur, vous pouvez également décider que vos travailleurs prennent leurs vacances à une période précise. Dans ce cas, on parle de « fermeture collective ».

Si vous souhaitez mettre en place une fermeture complète de votre établissement en 2023, n’oubliez pas de communiquer à vos travailleurs la période de fermeture collective de votre entreprise pour le 31 décembre 2022 au plus tard. Même si la réglementation sur les vacances annuelles ne prévoit pas de date limite pour la détermination des vacances collectives au sein de l’entreprise, c’est à partir de cette date que vos travailleurs pourront prendre leurs congés sur base de leurs prestations effectuées en 2022.

Salary Solution détaille avec vous les démarches à effectuer pour mettre en place une période de fermeture annuelle.

Quelle est la procédure à suivre ?

La date de fermeture collective de l’entreprise doit obligatoirement figurer dans votre règlement de travail. Nous distinguons deux cas de figure.

Cas n°1 : Si c’est la première fois que vous instaurez une fermeture collective ou une période au cours de laquelle les congés doivent être pris, vous devrez modifier votre règlement de travail et respecter la procédure prévue à cet effet.
Pour ce faire, une fois l’accord intervenu sur la fixation des dates de vacances collectives, vous êtes tenu de l’afficher dans les locaux de l’entreprise, en remettre une copie aux travailleurs et communiquer un exemplaire à la direction du contrôle des lois sociales du ressort de l’entreprise.

Cas n°2 : si vous avez déjà prévu la prise de vacances collectives dans votre règlement de travail, il vous suffira d’afficher un avis indiquant les nouvelles dates de vacances collectives, en remettre une copie à chacun de vos travailleurs et au contrôle des lois sociales dans les 8 jours suivant l’entrée en vigueur de la modification du règlement de travail.

Remarque : le secteur de la construction (CP 124) fixe chaque année les congés du bâtiment par région. Même si les congés sont fixés par le secteur, les entreprises doivent tout de même indiquer dans leur règlement de travail les périodes de fermeture annuelle.

Ces démarches peuvent se faire via le site : FPS Employment, Labour and Social Dialogue [BE] (belgique.be)

Qu’en est-il des travailleurs qui n’ont qu’un droit limité aux vacances ?

La ou les période(s) de fermeture collective ne peuvent jamais dépasser la durée maximale des vacances légales de 4 semaines.

Si le travailleur n’a pas ou plus suffisamment de jours de congé pour couvrir la durée totale de la fermeture collective, il pourra sous certaines conditions bénéficier d’allocations de chômage pendant la période de fermeture collective.

Par contre, si le travailleur a déjà pris tous les jours de congés auxquels il avait droit avant la fermeture collective, il ne pourra pas prétendre à des allocations de chômage.